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江西省国土资源厅办公室关于印发全省国土资源系统数字化档案馆建设工作方案的通知
日期:2017-10-09 15:21:00 文章点击数:  

各市、县(区)国土资源(不动产登记)局、矿管局,赣江新区国土资源局:

根据中央、省、部有关档案管理文件要求,省厅制定了《全省国土资源系统数字化档案馆建设工作方案》,现印发你们,请认真遵照执行。

              江西省国土资源厅办公室

               2017928

全省国土资源系统数字化档案馆

建设工作方案

为适应新形势下国土资源档案工作要求,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔201415号)、中共江西省委办公厅、省人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(赣办发〔201427号)、国土资源部、国家档案局《关于印发国土资源业务档案管理办法的通知》(国土资发〔2015157号)和江西省国土资源厅、江西省档案局《关于印发江西省国土资源档案管理办法的通知》(赣国土资字〔20177号)等有关文件的要求,制定本工作方案。

一、总体要求

(一)指导思想

坚持以中国特色社会主义理论体系为指导,全面贯彻落实党的十八大和十八届三中、四中、五中、六中全会精神,深入贯彻习近平总书记系列重要讲话精神,牢牢地把握围绕中心、服务大局的发展方向,解放思想,开拓创新,努力建设管理体制科学、法规体系完善、支持保障有力的国土资源档案工作体制机制,加快推进国土资源数字档案馆建设,构建与我省经济社会发展相适应的国土资源档案资源体系、方便人民群众的国土资源档案利用体系和确保国土资源档案安全保密的档案安全体系,全面实现国土资源档案管理与服务的法制化、规范化、信息化、公开化。

(二)工作目标

将国土资源数字档案馆纳入本单位信息化建设整体规划,重视顶层设计,从人力、财力、物力上统筹安排,对国土资源数字档案馆工程建设予以经费支持,做到与本单位信息化建设同规划、同设计、同实施。在办公自动化和业务管理系统中有完善的电子文件归档功能,以省厅档案馆为核心,建设统一的国土资源数字档案馆管理应用平台和远程共享利用平台。积极推进宜春市国土资源局、宜丰县国土资源局数字档案馆示范单位建设,引领全省国土资源数字档案馆建设。全面完成馆藏档案传统载体数字化工作,逐步用数字化档案副本代替原件提供利用服务,到2019年底前,各级国土资源行政主管部门全面建设数字档案馆,使国土资源档案服务惠及广大人民群众。

二、工作任务

数字档案馆建设分为方案编制、档案整理、管理软件开发安装、数字化四个阶段进行,各阶段主要工作任务如下:

(一)方案编制(201710120171231

1.档案梳理

各单位要对馆藏档案进行梳理统计,文书档案按件、业务档案按卷统计,摸清家底。同时要对每年新增档案进行统计,为下一步编制工作方案奠定基础。

2.方案编制

各单位要根据梳理出来的档案件数、卷数,编制数字化档案馆建设方案。方案要明确指导思想、工作目标、工作任务、相关要求,并与省厅的工作目标接轨。要根据本地市场情况,列出档案整理、数字化、软件开发安装及馆藏设备等预算。

(二)整理档案(2018112018930

1.归档范围和保管期限

各单位要严格按照赣国土资字〔20177号文件中明确的归档范围及保管期限进行整理、归档和保管。

2.档案整理

1)技术规范:文书档案按照《归档文件整理规范》(DB36/T380-2016)要求进行整理。‚业务档案按照《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)要求,以卷为单位进行整理。ƒ其他按照《江西省国土资源系统文件材料归档范围及保管期限表》要求整理。

2)整理分类排序

按处室(科、股)、年度、保管期限、业务类型对文件进行排序立卷。立卷需遵循国土资源管理工作中文件材料的形成规律,保持其内在联系和完整性,便于档案的保管和利用。具体步骤:

拆除装订物:装订物拆除人员负责对每份文件进行检查,如果发现装订物,如原金属装订物(如:金属夹条、回形针、订书订、大头针等)及一般线装物,需要采用夹子、剪刀等相应拆除工具,将装订物进行拆除,但必须小心细致,不得损坏档案。

‚编写页码:用页码机对每件文件独立编写页码,页码机编写页码工整,不易褪色,编码时注意文件的正、反两面,正面标注在文件的右上角、反面标注在文件的左上角,一份文件仅有一页也需要标注页码。

ƒ著录编目:利用档案管理软件著录可以节约时间和成本,因软件著录时已统一设置好著录条目及打印报表、著录时只需一一对应条目录入,把重要、详细信息著录至软件即可打印数据报表,采用软件著录存储信息量大,每天对数据进行完整备份,以保证数据不丢失。著录编目分为两项:案卷目录和卷内目录。

案卷目录著录时需著录年度、分类号、案卷号、案卷题名、保管期限、归档时间,部门名称。卷内目录著录时需注意:

A文号:即文件的发文字号,是由发文机关按发文次序编制的顺序号,一般由机关的代字、年度、顺序号组成。可按竖3排照实填写。文号中编号不足两位数的应补齐为两位数,例第7号应改为第07号。

B题名:文件标题按原标题写,不要随意改动和简化,标题文字太长可以简化,但不能更改原意;主标题和副标题,主标题可代替副标题,后者可不写;无标题情况视文件内容自行拟制。

C责任者:是制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。联合发文填几个主要的,不必一一填写。责任者可填正规的简称,但不能填成“本单位”等。

D日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注,如20170808。没有日期的可视材料灵活变动。

E页数:填写文件的总页数。E备注:用于填写归档文件需要补充说明的情况,包括缺损、修改、补充、移出、销毁,等等。

F文件目录要打印多套,一套随文件入盒,其他汇编装订成册以备查找。

④质检:档案著录完成后,对每一卷档案进行逐一检查,着重检查档案的卷内目录是否与整理的档案保持一致,如有问题的档案及时进行修正,确保最终档案整理的规范性。

⑤打印报表:根据录入的标引著录打印出对应的案卷封面、卷内目录、备考表等报表,卷内目录用厚打印纸打印,以便存放。

⑥装订:每一件档案整理完成后,连同打印的案卷封面、卷内目录、备考表一同摆放整齐(一般采取左下对齐),在左侧用三孔一线装订在一起。

⑦装盒:在完成以上每个环节后,把装订好的档案及案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表装进档案盒内,并在档案盒脊背上加盖全宗号、年度、保管期限、机构或问题、起止件号或案卷号、市(县、区)。若存在缺损,则写明丢失原因,责任者,处理结果。若是复制件则要写明原件存在何处。文件内容有误则写明真实情况并写明立卷人、检查人和日期。

⑧上架:成品档案经过质量检验后,经交接双方仔细核实无误后上架,档案上架工作将严格按档案库房的规定和实际情况进行有序的上架,及时制作柜架标签并标注年度。

(三)档案管理软件的开发安装(201810120181230

各单位应充分依托“国土资源云”技术框架体系,积极采用大数据、智慧管理等技术,建成覆盖收集、整理、保管和利用全流程的功能完善、安全稳定、性能良好、方便易用的国土资源档案管理系统。各单位开发的档案管理软件必须与省厅的档案管理软件相一致,为今后的远程档案利用打好基础。

国土资源档案管理软、硬件必须遵循国家建设相关标准,支持开放的标准接口,支持跨平台。同时,要具备较强的数据独立性,确保在软硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。符合开放平台规范、标准接口技术、流行的计算架构(J2EE体系架构)、TCP/IP的网络协议等。遵循基于XML规范,符合国家软件开发最新标准的原则(GB8566GB8567,能够根据需要,方便进行各种设置和扩充,并和现有应用软件及数据库进行数据交换。遵循开放的技术标准,保证构架内外现有的、可能增加的不同应用模型系统可以通过开放标准容易集成。

国土资源档案管理软件要达到:1.降低存储和管理的成本;2.减小检索时间和提高业务处理效率;3.文档资料实时共享;4.提高对服务对象的服务水平;5.文档资料可以长期保存和重复利用;6.原件扫描存储;7.查询调阅打印;8.数据统计报表输出;9.档案远程查询;10.档案统计。

国土资源档案管理软件安装后,对国土资源档案能够进行有效的收集、管理、保存和利用。

(四)档案数字化(20191120191031

档案数字化是通过扫描的方法把纸介质为载体的图文档案由模拟信息转变为数字信息,并按一定的质量要求对电子文件进行加工和制作,然后存储在磁带、磁盘或光盘等介质上的过程。国土资源档案数字化加工必须符合以下要求:

1.质量管理依据为《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005、《档案著录标准》(DA/T18-1999)等技术规范,确保加工的数字档案信息的真实、完整、可用、保密。符合国家相关数字信息资源安全管理标准的要求。

2.档案目录按相关的标准著录录入,目录信息不得遗漏规定的数据项,确保目录信息的真实、完整、正确。

3.在扫描过程中,不得对档案原件造成损伤,不得涂改、污损档案内容等,要确保档案实体、内容的完整与安全。

4.扫描图像应与原件一致,清晰、不变形、不失真,不得漏扫,扫描文件内容各页顺序要与源文件内容一致。

5.主要技术参数。分辨率:大于300dpi;提供彩色JPEG和双层PDF两种格式。

三、相关要求

(一)加强组织领导

各市、县国土资源局要加强对数字档案馆建设的统一领导,提高认识,按照数字档案馆建设的要求,全面推动本单位的数字档案馆建设,切实提升本单位国土资源档案管理和服务水平。省厅成立由厅办公室、省国土资源档案馆等部门领导组成的协调小组,协调解决数字档案馆建设中遇到的重要问题。

(二)加强业务指导

省厅档案馆要加强对各市、县(区)国土资源(矿管)局建设数字档案馆的业务指导,定期对各单位数字档案建设工作情况进行检查和通报。

(三)落实工作经费

省厅负责保障厅国土资源数字档案馆建设工作经费,各市、县(区)国土资源(矿管)局负责保障本单位数字档案馆建设工作经费,确保工作按时完成。

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